Meie poes näeme sageli sama mustrit: kliendid ostavad palju, aga töölaud püsib siiski segane. Võtsime ühe väikekontori näite ja tegime muudatused samm-sammult, võrreldes iga otsuse juures kahte varianti. Eesmärk oli vähendada otsimisaja ja dubleerivate ostude hulka, mitte lihtsalt lisada karpe.
Alustasime inventuurist: mis on kasutusel iga päev, mis kord nädalas ja mis seisab sahtlis. Võrdlesime „kõik ühte sahtlisse” lähenemist tsoonideks jagamisega ning tsoonid võitsid selgelt, sest liikumine laua ümber muutus loogiliseks. Töölaud jaotati kirjutamise, märgistamise, paberi ja postitamise alaks.
Pliiatsite ja pastakate puhul tegime valiku kasutusmugavuse järgi, mitte hinna järgi. Võrdlesime geelpastakaid ja õlipõhiseid pastakaid: gel on sujuv märkmeteks, õlipõhine sobib paremini dokumentidele, mis ei tohi määrida. Lõpuks jäi lauale kaks põhivahendit ja ülejäänud läksid ühisesse varukarpi.
Markerite osas panime paika, milleks neid päriselt kasutatakse: tahvel, pakendid, kaustade seljad või esiletõstmine paberil. Võrdlesime peitvamaid värvimarkereid ja tavalisi tekstimarkereid ning otsustasime, et mõlemat pole igasse lauda vaja. Ühte lauda jäi universaalne peene otsaga marker sildistamiseks ja üks tekstimarker, ülejäänud koondus tiimi jaama.
Paberite sorteerimisel testisime kahte lahendust: vertikaalsed püstikfolderid versus horisontaalsed sahtlialused. Püstikfolderid võitsid, sest „aktiivsed” dokumendid olid nähtavad ja liikusid kiiremini järgmisesse sammu. Horisontaalsed alused jäid arhiveerimise ja väljaminevate dokumentide jaoks, et laual ei tekiks laialivalguvaid kuhjasid.
Ümbrike ja pakendite valimisel vältisime ülevarumist ning tegime valiku saadetiste tüübi järgi. Võrdlesime klassikalisi paberiümbrikke ja polsterdatud ümbrikke: paber sobis arveteks ja kirjaks, polsterdatud väikesteks toodeteks ning tagastusteks. Hoidsime laos kolm standardmõõtu ja lisasime ühe rulli kleeplinti, mitte kolme erinevat.
Kleebiste ja siltide juures võrdlesime käsitsi kirjutamist ja prinditavaid silte. Prinditavad sildid andsid ühtlase tulemuse kaustadele ja riiulitele, käsitsi sildistamine jäi ajutistele kastidele. Panime reegli, et igal kastil on silt, kuupäev ja omanik, muidu liigub see „selgitamise” korvi.
Kooli tarvikute nimekirja loogika aitas üllatavalt hästi ka kontoris: baas, lisad ja erivajadused. Võrdlesime „osta igale töötajale komplekt” ja „jaga ühine ressurss” mudelit ning valisime hübriidi. Igal laual on minimaalne komplekt, aga näiteks klammerdaja, augustaja ja varumarkerid elavad ühisjaamas.
Kunstitarbed algajatele tõime paralleeliks siis, kui kontoris hakati kasutama värve esitluste ja visandite jaoks. Võrdlesime odavaid suuri komplekte ja väiksemaid kvaliteetseid värvipliiatsite komplekte ning valisime väikse, kuid ühtlase toonivalikuga komplekti. See vähendas katkiste pliiatsite hulka ja hoidis laua puhtamana, sest karp sulgub ja on lihtne tagasi panna.
Kirjatarvete kinkekomplektid osutusid praktiliseks lahenduseks uute töötajate onboarding’us, kuid võrdlesime neid eraldi koostatud komplektidega. Kinkekomplekt on kiire ja ühtse välimusega, eraldi komplekt on täpsem rollipõhiselt. Lõpuks kasutasime kinkekomplekti baasina ja lisasime vastavalt tööülesannetele paar sihitud toodet, et vältida üleliigseid dubleeringuid.